Confira como a organização e planejamento das ferramentas de gestão podem ajudar você em seu trabalho.

A realização de projetos dentro de uma organização demanda um olhar atento. São várias as etapas e processos envolvidos em que uma desatenção pode tirar o cliente do caminho da venda.

Por tal razão, é importante conhecer diversas ferramentas de gestão para aplicar na rotina da sua instituição de ensino superior. São métodos que identificam possíveis falhas, ameaças, eliminam problemas de comunicação e ajudam a antecipar algumas dificuldades.

Neste texto, você irá entender como funcionam nove soluções de ferramentas de gestão reconhecidas e aplicadas pelo mercado em diferentes nichos. Enquanto realiza sua leitura, questione-se como seria a aplicação destes métodos na sua rotina de trabalho.

1 – 5W2H

O 5W2H refere-se a cada uma das palavras, em inglês, que norteiam as perguntas básicas sobre qualquer tipo de projeto que será executado. São elas:

• What – O que será feito (etapas);
• Why – Por que será feito (justificativa);
• Where – Onde será feito (local);
• When – Quando será feito (tempo);
• Who – Por quem será feito (responsabilidade);
• How – Como será feito (método);
• How Much – Quanto custará fazer (custo).

Esta é uma ferramenta de gestão que funciona como um checklist. Sua clareza permite aos colaboradores entenderem rapidamente como funcionarão as atividades. O 5W2H é uma ótima solução quando já se pensou no que fazer, mas há dificuldades para implantação.

Sua organização é ideal para a delegação de tarefas, determinação de prazos e métodos para se atingir o objetivo final. As respostas ao 5W2H  podem ser organizadas em uma tabela simples, mas completa de informações para uma execução de qualidade.

2 – PDCA

Planeje (plan), faça (do), verifique (check), aja (act). Esta é a tradução para o português desta ferramenta de gestão muito utilizada no controle de qualidade dos processos. Ela ajudará você a resolver problemas e replicar suas soluções.

O PDCA funciona como um ciclo. Sua execução deve ser repetida para a evolução constante e não é indicado de forma alguma pular ou realizar fora de ordem alguma de suas partes.

 

• P: levantamento e análise dos problemas, estabelecimento de metas, métodos e caminhos.

 

• D: execução do plano.

• C: verificação do que foi realizado, comparação entre o planejado e o realizado.

• A: ações corretivas. Após as correções, o ciclo deve reiniciar.

 

 

2 – SDCA

O SDCA é uma variação complementar do PDCA. A etapa “S” que entra no lugar do “P” significa, em português, padronizar (standardize). Esta ferramenta de gestão surgiu com o objetivo de manter o processo de transformação em execução nos serviços seguintes.

O ciclo SDCA ajuda a verificar quando problemas antigos ressurgem ou novos aparecem. Ele é sistêmico. Enquanto o PDCA é mais voltado para a implementação de melhorias, o SDCA surge para a rotina, trabalhando com a previsibilidade e estabilidade.

3 – PMBOK

O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) não é uma metodologia, mas sim um guia muito importante e reconhecido mundialmente por suas informações sobre gestão de projetos. Até 2017 foram publicadas seis edições do PMBOK.

As fases para gerenciar os projetos são divididas em cinco grupos de processos, sendo elas:

• Iniciação;
• Planejamento;
• Execução;
• Monitoramento e controle;
• Encerramento.

O PMBOK tem complexidades e diferentes  aplicações, pois o material não possui uma metodologia única. Ele é um guia de referência, a ser adaptado em suas dez áreas de conhecimento apresentadas:

• Integração;
• Escopo;
• Cronograma;
• Custo;
• Qualidade;
• Recursos;
• Comunicações;
• Riscos;
• Aquisições;
• Partes interessadas.

A sigla KPI significa Key Performance Indicator, ou seja, Indicador Chave de Performance. São as métricas e indicadores que determinam o andamento dos processos e se eles estão se convertendo em bons ou maus resultados.

Sugestão de leitura: Quais indicadores um gestor deve acompanhar?

É preciso estudar quais KPIs serão úteis para o objetivo que você busca. O KPI só irá funcionar como ferramenta de gestão caso haja um estudo qualitativo de quais indicadores selecionar e medir. É preciso verificar sua disponibilidade, nível de importância para análise, relevância no momento e ter periodicidade de coleta.

Com KPIs qualificados, você poderá indicar quais processos estão funcionando e buscar a correção para onde ainda há barreiras de desenvolvimento. Será possível definir metas a alcançar e aplicá-las na execução dos projetos.

4 – Orçamento Base Zero

A abordagem de planejamento e comunicação Orçamento Base Zero tem como premissa o processo para realização do orçamento “invertido”. Nesta ferramenta de gestão, não se toma como base os valores dos anos anteriores.

Neste formato de análise, é possível eliminar as eventuais excessos que cada departamento acaba deixando no orçamento, permitindo um maior controle de gastos. Cada custo é orçado e renegociado individualmente.

O objetivo principal do Orçamento Base Zero é reduzir custos. Os possíveis excessos são revistos e cada uma das contratações e compras são reconsideradas. Será mais fácil para o gestor, em um orçamento que estava apertado e talvez inflacionado, conseguir alocar as verbas para a realização das metas.

5 – PDPC

O PDPC (Process Decision Program Chart), ou Gráfico de Programa de Decisão de Processo, é um modelo esquematizado para prever cenários decorrentes das tomadas de decisão do gestor diante de um problema.

Para cada uma das etapas do processo, devem ser pensadas em paralelo as possíveis barreiras que podem surgir e também qual ou quais alternativas serão executadas para mitigá-las.

Em um plano complexo, o diagrama se tornará maior e exaustivo, porém ajudará o gestor a conhecer e até mesmo evitar que um problema ocorra. Em caso de problemas, ele já saberá como agir, diminuindo as perdas.

O processo também ajuda a entender quais caminhos tornariam o projeto inviável e o que seria necessário alterar ou controlar. A experiência em situações anteriores também é muito importante na formatação do gráfico.

6 – CANVAS

O Canvas é um modelo internacionalmente reconhecido por ser visual e prático. Nele, o seu modelo de negócios estará projetado e direcionado para que você conheça seus potenciais oportunidades de negócio.

O quadro CANVAS se divide em nove segmentos, sendo eles:

• Proposta de valor: o que a sua IES irá oferecer ao mercado como produto de valor;
• Segmento de clientes: quem sua empresa atinge;
• Canais: por quais locais será o seu contato com os clientes;
• Relacionamento com clientes: como a sua empresa se relaciona com cada segmento de alunos;
• Atividade-chave: o que é preciso fazer para entregar a proposta de valor;
• Recursos principais: o que é necessário para realizar as atividades;
• Parcerias principais: as atividades-chave produzidas com parceiros, fora da empresa ou terceirizados;
• Fontes de receita: como obter receita por meio de propostas de valor.
• Estrutura de custos: os custos existentes para o funcionamento e produção das proposta de valor.

7 – Análise SWOT

A análise SWOT também é chamada de Análise FOFA em português e sua sigla representa as seguintes análises:

• Forças (Strengths);
• Oportunidades (Opportunities);
• Fraquezas (Weaknesses);
• Ameaças (Threats).

É uma ferramenta de gestão para análise do negócio, pela qual você conseguirá observar a situação do momento e como evoluir a partir das características do ambientes. Será preciso entender como o ambiente interno e o ambiente externo impactam nessas quatro características do seu negócio.

As forças e fraquezas estão relacionadas ao ambiente interno, onde você tem maior controle e pode modificar com maior facilidade as características da sua instituição. Suas forças são vantagens sobre a concorrência. As fraquezas são as dificuldades que existem no seu posicionamento no mercado.

No ambiente externo, a empresa não tem controle sobre os fatores que influenciam na venda de seu produto, mas pode se adaptar. Podem ser leis, condições bancárias, climáticas, crises, entre outras. As oportunidades são todas as visualizações de cenários favoráveis ao seu negócio e nos quais você poderá abrir mercado. As ameaças são os elementos negativos que podem impactar no seu modelo de negócio e trazer prejuízos.

Para lembrar

Não pense que as ferramentas de gestão citadas são somente para projetos e empresas grandes. Elas podem – e devem – ser aplicadas desde aos processos mais simples dentro da estrutura organizacional até às mais complexas, que demandam equipes e recursos sofisticados.

A organização e o planejamento são palavras-chave para o seu sucesso como gestor. As ferramentas de gestão são parte efetiva disso. Procure não deixar que as ações executadas pelos seus colaboradores fiquem sem a aplicação de pelo menos um desses nove métodos.

Estas dicas estão aqui pois queremos ajudar você a realizar uma captação de alunos bem planejada e com resultados efetivos. Que tal entrar em contato gratuitamente com um dos nossos consultores? Eles podem entender a sua realidade e indicar as melhores maneiras de desenvolver o formato de negócio da sua IES.