Como otimizar seu tempo de trabalho e garantir agilidade na entrega de resultados

Sergio Fiuza

Atuar na gestão de uma IES não é uma tarefa fácil. Além de lidar com as questões acadêmicas, é preciso se empenhar em criar estratégias para se diferenciar das outras instituições e captar alunos.

Isso porque, nos últimos anos, houve um crescimento significativo na quantidade de vagas ofertadas por instituições da rede privada.

De acordo com o Censo da Educação Superior, no ano de 2017, foram ofertadas mais de 10,7 milhões de vagas em cursos de graduação, sendo que, dessas, 92,4% foram oferecidas pela rede privada. Isso mostra a necessidade de gestores de IES atuarem de forma estratégica para conseguir destaque frente à concorrência.

Dada a complexidade dos processos de gestão de uma IES, é indispensável que haja eficiência e rapidez na entrega de resultados. No entanto, diversos fatores, como a carga horária, a quantidade de tarefas e a estrutura disponível influenciam diretamente na produtividade, e não é raro que haja dificuldade em gerenciar todas as atividades.

Além disso, em épocas de vestibular e matrículas, é comum que a carga de trabalho fique ainda maior, especialmente nos setores de atendimento, na secretaria acadêmica e nos departamentos responsáveis pelo marketing e a captação de alunos.

Para auxiliar na resolução desse problema, vamos mostrar neste artigo:

  • A importância de otimizar seu tempo de trabalho;
  • Dicas práticas para melhorar a produtividade na execução de tarefas.

 

otimizar tempo de trabalho

 


 

Por que é preciso otimizar seu tempo de trabalho?

A gestão de uma IES depende da coordenação dos esforços de diversas áreas, como: diretoria, docência, financeiro, marketing, coordenação acadêmica e atendimento. Elas devem atuar de forma integrada, de modo a garantir o preenchimento das vagas, o sucesso acadêmico dos alunos, a qualidade do ensino e o bom funcionamento da IES como um todo.

Para conseguir lidar com todas as questões administrativas, bem como coordenar esforços entre equipes e fazer um bom planejamento, é preciso que gestores e funcionários contem com uma gestão do tempo eficiente. Só assim é possível captar e reter alunos e fazer com que a IES se destaque frente às outras instituições.

Garantir o cumprimento da agenda de atividades e o alcance das metas, bem como lidar com imprevistos que surgem no dia a dia é sempre um desafio para um gestor de universidade. Ele precisa estar constantemente atento aos indicadores e à concorrência para converter as oportunidades em resultados.

Tendo em vista a quantidade de afazeres e o tempo reduzido, somente é possível entregar esses resultados com agilidade se houver uma boa organização e gestão das tarefas.

Como otimizar seu tempo de trabalho?

Para que haja eficiência nos processos da IES, bem como aumento na vantagem competitiva, é necessário garantir agilidade na entrega de resultados. Mas, muitas vezes, conciliar todas as questões acadêmicas, administrativas e estratégicas não é tarefa fácil — e é comum finalizar o expediente com a sensação de que o dia de trabalho não rendeu.

Por isso, fizemos uma lista com algumas dicas práticas que certamente ajudarão você a otimizar seu tempo de trabalho.

1 – Comece cedo

Acordar mais cedo para planejar as próximas horas e verificar as tarefas que deverão ser realizadas ao longo do dia, identificando o que é urgente e o que deve ser priorizado, fará com que o seu dia seja muito mais produtivo.

Não à toa, muitos executivos de sucesso acordam bem cedo, enquanto boa parte dos profissionais ainda está dormindo. Pela manhã, é possível pensar e planejar suas atividades com mais facilidade, pois o nível de energia nas primeiras horas é maior, e o de estresse, menor.

2 – Faça listas de tarefas

A visualização daquilo que é necessário fazer durante o dia pode auxiliar muito no momento de definir as prioridades. Por isso, elencar todas as tarefas em checklists é uma forma fácil de aumentar a produtividade.

Listar tudo aquilo que deve ser feito em um período de tempo ajuda a saber exatamente o que está pendente e o que já foi concluído. Também faz com que não haja perda de tempo com atividades desnecessárias.

Além disso, riscar as atividades já concluídas traz uma sensação de estar evoluindo ao longo do dia, melhorando a motivação.

 

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3 – Saiba delegar tarefas

É comum, principalmente entre gestores, absorver tarefas que não dizem respeito à sua função. No entanto, é preciso delegar as atividades e priorizar somente aquilo que sua equipe não pode fazer por você.

Os membros da sua equipe devem saber o que se espera do trabalho deles. Por isso, defina metas e prazos e explique com clareza quais atividades cada processo envolve. Assim, você terá mais tempo para desempenhar suas reais atribuições, além de demonstrar confiança em seus colegas.

 

 

4 – Mantenha seu local de trabalho organizado

Pode parecer que não, mas manter sua mesa de trabalho organizada pode fazer muita diferença em sua produtividade. O tempo perdido procurando documentos e relatórios seria melhor aproveitado se, no início do dia e ao final do expediente, você separasse alguns minutos para deixar sua mesa em ordem.

 

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Da mesma forma, é importante organizar o seu computador, utilizando pastas e excluindo arquivos que não serão mais usados. Assim, ficará mais fácil procurar documentos importantes e manter a concentração naquilo que estiver sendo feito.

5 – Utilize métodos de produtividade

Você sabia que existem diversos métodos de produtividade já testados e aprovados por outras pessoas que podem ajudar a gerenciar atividades e otimizar seu tempo de trabalho?

Um exemplo é a técnica pomodoro, um método de gerenciamento de tempo que consiste em trabalhar em uma tarefa por 25 minutos ininterruptos e, em seguida, fazer uma pequena pausa. A cada quatro ciclos completos, é feita uma pausa maior.

Outros métodos conhecidos são o Kanban e o GTD (Getting Things Done). Escolha aqueles que mais se adequam à sua rotina de trabalho e faça testes para encontrar a melhor forma de otimizar a execução de suas tarefas.

6 – Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia é uma grande aliada de quem precisa agilizar a entrega de resultados. Há diversas ferramentas tecnológicas que podem ajudar a otimizar seu tempo de trabalho.

Uma dica é contar com softwares de gestão e produtividade, que não apenas tornam as tarefas do cotidiano mais fáceis, mas também podem diminuir custos e erros. Como exemplo, temos as ferramentas Evernote e Trello, que auxiliam no controle dos diversos processos que você e sua equipe devem realizar.

 

 

7 – Mantenha o foco

Ao se dedicar a uma tarefa, é preciso manter o foco. Por isso, sempre que possível, evite a alternância de atividades e procure se concentrar somente naquela que estiver fazendo.

Também é importante evitar todo tipo de distração, bem como interrupções na execução de suas tarefas. É claro que, atualmente, é quase impossível se livrar de todas as distrações. Não é à toa que 73% dos líderes em empresas permanecem distraídos boa parte do tempo.

Contudo, algumas atitudes simples podem ajudar a evitar isso, tais como:

  • Desligar o celular ou colocá-lo no modo avião;
  • Desativar as notificações de redes sociais;
  • No computador, deixar abertas somente as abas que estiver utilizando;
  • Avisar sua equipe quando estiver indisponível para outras tarefas.

Para quem tem dificuldades de concentração devido a ruídos no ambiente de trabalho, pode ser muito útil usar fones e ouvir música clássica ou outro gênero musical que não atrapalhe em suas atividades.

8 – Faça pausas programadas

Otimizar seu tempo de trabalho não significa trabalhar ininterruptamente durante horas. É importante fazer pequenas pausas ao longo do dia, seja para tomar um ar ou fazer um alongamento. Isso ajuda a ter maior concentração nos momentos em que você estiver focado em suas tarefas.

Para lembrar

Agora você já sabe por que é necessário otimizar seu tempo de trabalho para garantir a agilidade nos resultados, bem como algumas mudanças que podem ser feitas em sua rotina para melhorar a produtividade.

Vamos, então, recapitular alguns pontos importantes:

  • A gestão do tempo é muito importante para gestores de IES conseguirem lidar com muitas tarefas em tempo reduzido;
  • Acordar mais cedo pode influenciar na produtividade do dia todo;
  • Listar todas as tarefas é uma forma fácil e eficaz de organizar o que deve ser feito;
  • Saber delegar as tarefas é essencial para que gestores consigam cumprir com sua agenda de atividades;
  • Manter o ambiente de trabalho organizado e eliminar as distrações são formas fáceis de otimizar seu tempo de trabalho;
  • Há vários métodos de produtividade e softwares que podem ajudar a agilizar a entrega de resultados.

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