Confira os principais indicadores de captação a serem acompanhados diariamente, semanalmente e mensalmente e que podem fazer toda a diferença no resultado final de sua instituição de ensino.
Para que um gestor de faculdade conquiste o sucesso durante a captação e conversão de alunos, são necessárias algumas etapas muito importantes: o planejamento prévio, a definição de metas, o gerenciamento da equipe para um atendimento de qualidade e a análise dos indicadores de captação.
3 etapas para planejar uma captação de alunos
Esses indicadores, chamados no mundo empresarial por KPIs ou Key Performance Indicators são ferramentas úteis para analisar métricas e dados numéricos, através de comparações. Por meio deles, é possível saber se as estratégias e ações adotadas pela empresa estão trazendo resultados positivos ou negativos. Além disso, as informações obtidas através dos indicadores demonstram a evolução do negócio ao longo do tempo.
Os indicadores de captação de alunos devem ser definidos já na etapa de planejamento, junto com as metas a serem alcançadas. Entretanto, o seu acompanhamento precisa ser feito durante todo o processo de captação, desde o início do período. Assim, os erros e dificuldades não serão apontados apenas no final, quando não houver mais tempo para reformular as ações.
Quais os principais indicadores de captação que um gestor deve acompanhar?
Há inúmeros indicadores possíveis para um gestor acompanhar. Porém, é necessário focar naqueles que são essenciais para uma boa gestão do negócio. Pedro Balerine, Gerente de Inteligência da Quero Educação, recomenda os principais indicadores de captação: o funil de conversão, a evolução dos preços e a concorrência. Para ele, é importante que esses indicadores de captação sejam acompanhados diariamente.
Considerando todas as etapas do funil de conversão, percebe-se vários sub-indicadores, que demonstram qual etapa pode estar apresentando dificuldades de conversão. Com isso, o gestor saberá em quê, exatamente, ele pode melhorar sua estratégia geral.
O primeiro indicador base essencial é a análise do funil de conversão.
“Primeiramente, deve-se analisar o funil de conversão e, com ele, acompanhar a evolução e conversão das visitas para inscritos no vestibular, aprovados e matriculados, tudo em função do tempo. O gestor precisa acompanhar o funil e ver se está indo bem ou mal”, explica.
Considerando todas as etapas do funil de conversão, percebe-se vários sub-indicadores, que demonstram qual etapa pode estar apresentando dificuldades de conversão. Com isso, o gestor saberá em quê, exatamente, ele pode melhorar sua estratégia geral.
Todas as etapas do funil devem ser acompanhadas e comparadas com as metas. Pode acontecer de estar indo tudo bem na captação, mas indo mal nas visitas no site, por exemplo. Cada etapa deve ser analisada isoladamente, afirma.
O segundo indicador base essencial é a evolução dos preços.
De acordo com Pedro, “não adianta nada se a captação está indo super bem, mas o retorno financeiro está caindo” Para ele, como consequência de acompanhar o preço e a captação, há, ainda, o acompanhamento da receita.
Na análise do preço, muitos sub-indicadores podem – e devem – ser acompanhados, como o ROI (Retorno sobre Investimento). Há, ainda, outros indicadores financeiros, como o de lucratividade e de custos, por cada lead, aluno inscrito e por aluno matriculado.
O terceiro indicador recomendado é a análise da concorrência.
É muito importante saber quais são os principais concorrentes e como eles estão se movimentando. Assim, é possível ter uma ideia do que poderia, do ponto de vista de mercado, estar impactando na captação.
É necessário lembrar que o acompanhamento dos indicadores de captação é feito por meio de comparações, tanto com as metas definidas para o período, quanto com os dados dos semestres anteriores. A frequência da análise dos indicadores de captação devem ser definidas com base no planejamento estratégico da instituição.
Entretanto, os essenciais, como os recomendados neste artigo, devem ser acompanhados diariamente. Com o acompanhamento diário, é possível já no início do semestre, perceber quais ações estão dando certo e quais precisam ser reformuladas.
Como os indicadores de captação podem demonstrar um resultado bom ou ruim?
Com base na análise diária dos indicadores, o gestor saberá se a estratégia adotada pela empresa está proporcionando uma boa ou má captação para a instituição de ensino.
Fazendo o acompanhamento desde o início do período, o diretor terá tempo para reformular ações necessárias para atingir as metas e entregar um resultado final positivo.
Saiba mais: como medir os resultados da sua captação
Ainda de acordo com Pedro, para que o acompanhamento dos indicadores de captação seja eficaz, é necessário que eles sejam isolados. Quanto mais os indicadores forem desmembrados, mais fácil será encontrar as forças e as fraquezas da empresa.
“Eu diria que esses três principais indicadores – o funil de conversão, a evolução dos preços e a concorrência – são o pacote mínimo para um diretor de captação. E ele precisa acompanhar isso tudo de modo que divida essas informações. O ideal seria dividir por canal, por modalidade, por geografia, por produto, por área de saber… Essas quebras também são importantes para ele identificar onde estão os problemas a serem resolvidos e pontos a serem melhorados”.
Além disso, é necessário guardar as informações obtidas com os indicadores para servirem de base de dados para futuras comparações. Não pense apenas no curto prazo.
Quais os possíveis planos emergenciais para salvar a captação na minha IES?
O primeiro passo para evitar uma captação ruim é a profissionalização da gestão da faculdade.
“O mercado está ficando cada vez mais competitivo e se os diretores não tratarem a captação com seriedade, com profissionalismo, com gestão profissional, podem acabar sofrendo. Esse é o principal recado que eu daria para as faculdades: profissionalizem-se!”, recomenda Pedro.
Profissionalizar os processos da faculdade garante uma gestão mais eficiente e uma equipe melhor preparada. Com tudo anotado e registrado, o diretor saberá como agir na hora que aparecer um problema, resolvendo-o com rapidez. Além disso, poderá traçar novas estratégias e planos com base nas experiências adquiridas, fazendo a instituição de ensino crescer cada vez mais.
É necessário maximizar as decisões tomadas com base nos dados. E para transformar a gestão é preciso que o diretor dê o primeiro passo. Não é algo que acontece da noite para o dia, pois a cultura organizacional deverá ser, muitas vezes, recriada.
Terceirizar essa profissionalização pode ser um ótimo começo.
Contar com uma equipe preparada e experiente vai agilizar na absorvição dos processos por todos os colaboradores.
O gestor que não toma decisões simplesmente por boa fé em seu trabalho ou intuição, mas sim com base em dados reais demonstrados pelos indicadores de captação, obterá resultados cada vez mais positivos.
“Meça tudo, acompanhe os números. Use números o máximo possível”
Acompanhando os indicadores desde o início do semestre e desmembrando-os como sugerido, o gestor saberá quais decisões deve tomar estrategicamente para salvar a captação de sua instituição de ensino.
O diretor reconhecerá exatamente o que precisa mudar e qual o melhor plano emergencial para cada situação.
Se, por exemplo, os indicadores apontam que determinado canal de captação não está com retorno suficiente, mas outro canal tem potencial, o gestor poderá transferir recursos e pessoas do que não está dando certo para atender o que apresenta melhor oportunidade.
Saiba mais: 5 dicas para captar alunos no período final de captação
Acompanhando os indicadores desde o início do semestre e desmembrando-os como sugerido, o gestor saberá quais decisões deve tomar estrategicamente para salvar a captação de sua instituição de ensino.
O diretor reconhecerá exatamente o que precisa mudar e qual o melhor plano emergencial para cada situação.
Se, por exemplo, os indicadores apontam que determinado canal de captação não está com retorno suficiente, mas outro canal tem potencial, o gestor poderá transferir recursos e pessoas do que não está dando certo para atender o que apresenta melhor oportunidade.
Para lembrar
Relembre 6 dicas deste artigo para acompanhar os indicadores de captação e obter os melhores resultados para sua faculdade:
- Profissionalize a sua gestão! Não tenha medo dos números e dos dados. Eles são ótimos aliados para uma gestão eficiente.
- Os indicadores são definidos no planejamento, mas o acompanhamento deve ser diário. Caso contrário, o resultado de sua captação pode estar em risco!
- Os principais indicadores de captação são o funil de vendas, a evolução dos preços e a análise da concorrência.
- Para melhor eficiência, é interessante desmembrar os indicadores, assim poderá identificar o que está ou não funcionando.
- Com o acompanhamento diário e desde o início do semestre, o gestor terá tempo para corrigir possíveis falhas e implantar soluções emergenciais.
- Guarde os dados e informações obtidas durante sua captação para servirem como comparação no futuro.
Se você chegou até aqui, é porque compreendeu a importância dos indicadores de captação para a sua instituição de ensino.
Assim, convidamos você para entrar em contato conosco, para entendermos melhor a situação de sua empresa e oferecermos as soluções de que você precisa!
