Descubra quanto custa captar um aluno e adote estratégias eficazes para gerir seu negócio.

O mercado educacional é um dos ramos da economia que mais crescem no Brasil. Entretanto, além de significar maiores oportunidades de negócio, esse crescimento também indica maior concorrência, e conhecer o valor de cada aluno é importante para posicionar a marca nesse mercado.

Para vencer a concorrência e se manter bem posicionado no mercado, os gestores das instituições precisam investir cada vez mais na profissionalização administrativa, adotando estratégias eficazes para gerir o negócio.

 

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Saber o quanto custa cada aluno para a instituição de ensino, e o quanto ele reverte em receitas, é essencial para uma gestão eficiente.

Neste artigo, abordaremos as principais vantagens e benefícios de se identificar esses valores, como aplicá-los no planejamento estratégico e como um gestor pode calculá-los.

 

Os principais benefícios de identificar o valor de cada aluno

Além de ter maior controle sobre as despesas e receitas da empresa, o gestor poderá planejar de forma mais efetiva e criar estratégias focadas na real necessidade da instituição.

Confira algumas das vantagens de se calcular esses valores:  

 

• Precificação: além de saber o quanto a instituição pode e precisa cobrar pelas mensalidades, poderá definir preços adequados para cada curso.

 

• Programa de bolsas: o programa de descontos e bolsas passa a fazer parte de uma estratégia mais eficaz da gestão.

 

• Direcionar os investimentos em Marketing: de forma consciente, os investimentos são direcionados para as reais necessidades da instituição.

 

• Redução de custos: com estratégias direcionadas e focadas, a instituição deixa de gastar recursos com investimentos desnecessários.

 

• Profissionalização da gestão: a administração da instituição se torna mais profissional e qualificada, e isso se reverte na maior qualidade do ensino.

 

• Gestão do conhecimento: ao calcular os valores, o gestor cria um histórico de informações e dados, que servirão de base consultiva a cada novo planejamento estratégico.

 

• Posicionamento no mercado: com tantos dados e informações palpáveis, o gestor consegue melhorar a posição da instituição no mercado, através de estatísticas concretas. Além disso, pode usar disso para adquirir recursos de investidores.

 

 

Como é possível calcular o valor de cada aluno

O real valor que cada aluno gera para a instituição de ensino é muito mais amplo que as cifras que ele representa.

Além da receita gerada, o aluno dá significado à imagem, qualidade e renome da faculdade, por exemplo, além da satisfação dos gestores e educadores em formar bons profissionais.

Entretanto, mensurar tudo isso é praticamente impossível, por se tratar de informações subjetivas e intangíveis. Portanto, por razões práticas, vamos nos ater, neste contexto, em analisar a receita gerada por cada aluno para a instituição de ensino.

Desse modo, será possível avaliar se as estratégias adotadas estão gerando um retorno sobre o investimento (ROI).

Assim, é importante considerar os alunos que completaram o curso, pois a evasão escolar representa um custo alto para a instituição. Falaremos mais sobre a evasão mais adiante, no tópico de custos.

Ao calcular a receita bruta de um aluno formado, alguns aspectos podem ser analisados, como, por exemplo, o contrato que o aluno fechou com a instituição.

Para chegar nesse índice, deve-se multiplicar o valor mensal do contrato – que costuma ser semestral – pela quantidade de meses. O resultado será a receita total de cada contrato.

Além de um maior controle da gestão sobre a receita do negócio, fazer esse cálculo ajuda a traçar previsões e cenários dentro do planejamento.

Esse resultado representa o valor mínimo que um novo aluno matriculado irá gerar para a instituição de ensino, caso ele permaneça até o fim do curso.

Multiplicando a receita do contrato semestral pela quantidade total de semestres do curso, será possível obter o faturamento por cada aluno durante todo o curso, sem considerar os reajustes.

Comparando esses indicadores, o gestor terá a noção de quanto a instituição está deixando de faturar e poderá criar estratégias eficientes para manter os alunos matriculados e diminuir a taxa de evasão. Ainda, poderá focar na captação de alunos que têm potencial para concluir o curso, evitando a captação apenas pela captação.

 

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Além disso, é possível, também, avaliar um outro indicador de valor por aluno, já levando em consideração a taxa de evasão. Para isso, o gestor deve calcular a média de receita gerada por cada aluno, com base no histórico de alunos.

O cálculo é parecido com os apresentados anteriormente, mas deverá ser feito com as médias, além de considerar todos os alunos em um respectivo período, inclusive os que desistiram ou trancaram o curso.

Para isso, deve-se multiplicar o valor mensal do contrato pela média de meses que os alunos permanecem matriculados. Essa média é encontrada no histórico da instituição.

Esse indicador é importante pois, ao compará-lo com o valor por aluno formado, demonstrará que parte de sua captação será sacrificada pelos estudantes que desistiram ou trancaram o curso.

E, por isso, é importante a gestão do conhecimento, que preza pelo registro de todos os dados e informações. Não criar uma base de dados sólida e acompanhar os indicadores a cada novo planejamento pode ser um grave erro dos gestores.

 

 

Potencial de indicação

Outro aspecto que pode ser considerado ao calcular o valor de cada aluno, é o potencial de indicação. Ou seja, o quanto cada aluno consegue reverter para a instituição através da quantidade de novos alunos que ele pode influenciar a se matricularem.

Com esse indicador, o gestor consegue ir além dos valores financeiros e avaliar, de certo modo, a qualidade e a imagem da instituição. Se um aluno está satisfeito com a faculdade, se sente orgulho de estudar em sua instituição, ele irá recomendá-la a seus amigos, promovendo a sua marca.

O cálculo do valor por aluno com o potencial de indicação é feito da seguinte forma: valor mensal do contrato x média de meses x (potencial de indicação + 1).

O potencial de indicação, indicado na fórmula acima, é a quantidade média de pessoas que um aluno consegue influenciar a se tornarem novos alunos.

Esse indicador demonstra que um trabalho bem feito no relacionamento com os alunos atuais traz retornos positivos para a instituição, e que investir na retenção de alunos é tão importante quanto na captação de novas matrículas.

 

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Mas… e o lucro?

Tudo isso que apresentamos até agora se refere à receita bruta por cada aluno. Ou seja, é o valor real ou previsto que cada estudante matriculado reverte à instituição de ensino.

Entretanto, a empresa também possui gastos, e isso também deve ser levado em consideração.

Se o lucro de um negócio é a diferença entre receitas e despesas, o lucro por aluno segue o mesmo princípio. Para calculá-lo, é necessário, então, além da receita, conhecer também qual o custo de cada aluno para a instituição.

 

 

Como calcular o custo de cada aluno

Calcular o quanto custa para a instituição de ensino captar e manter um aluno não é tão simples como fazer uma conta qualquer. São muitos fatores que devem ser levados em consideração.

Acompanhar os indicadores da instituição de forma recorrente faz toda a diferença na hora de se elaborar cálculos mais complexos, como o custo por aluno. Por isso, o planejamento e a profissionalização da gestão são necessários para o sucesso de seu negócio.

Cada instituição tem as suas peculiaridades. Portanto, não existe um método mágico a ser seguido. Entretanto, apresentaremos aqui algumas direções para você atingir os resultados desejados.

Um dos indicadores a serem considerados é a taxa de evasão escolar. De modo geral, essa taxa costuma ser bastante elevada no ensino superior – cerca de 20%, conforme mostra uma pesquisa realizada pelo Quero Educação.

Para acessar a pesquisa completa, clique no seguinte link: Panorama do Ensino Superior. É um material muito rico sobre retenção e captação de alunos.

Mas… como a taxa de evasão influencia na gestão e no custo por aluno? Devido aos trancamentos e desistências, a receita da instituição de ensino não será a mesma durante todo o ano, uma vez que as turmas perdem alunos.

Com a taxa de evasão, é possível analisar a curva de alunos e descobrir quais os cursos mais atrativos e que terão menores custos, e quais os que precisam de mais investimentos.

Os resultados ajudarão o gestor a definir as estratégias para diminuir custos, atrair mais alunos, manter matrículas e aumentar as receitas.

Para saber mais sobre a taxa de evasão e como calculá-la, indicamos a leitura deste artigo: Como evitar a evasão de alunos durante o curso.

Além disso, segmentar os alunos matriculados por áreas, cursos e turmas ajudam a descobrir onde o custo por aluno é maior e para onde o gestor pode direcionar estratégias, que se tornam mais eficientes. Segmentação é a melhor opção para captar novos alunos e aumentar a rentabilidade.

Um dos cálculos de custos necessários para chegar ao valor final é o custo do aluno por curso durante o ano. Esta conta deve considerar todos os alunos de um determinado curso, incluindo a taxa de evasão.

Outro cálculo relevante é o de custo dos docentes. Os professores são remunerados, geralmente, por hora/aula. Ao calcular o custo por aluno, deve-se aplicar o custo dos docentes da seguinte forma: dividir o valor do educador pelo número de alunos.

A infraestrutura da instituição de ensino também deve entrar no cálculo. Dentro desse fator, incluem-se energia, limpeza, segurança, administração, ferramentas de gestão, entre outros.

O cálculo deve ser feito da mesma maneira que com o custo dos docentes, considerando, ao segmentá-lo, o tempo de permanência dos alunos de cada curso na instituição.

 

 

Custo de captação

Outro tipo de custo por aluno que deve ser considerado é no momento da captação de matrículas. Este índice é geralmente chamado de CAA (Custo de Aquisição de Alunos), e se refere a cada período de captação.

Para calculá-lo, é necessário que a gestão tenha controle sobre todos os gastos com vendas e marketing voltado para a captação de alunos.

O CAA envolve todas as despesas geradas desde a atração de alunos até o fechamento das turmas, passando por todo o funil de vendas. Devem ser considerados os descontos, comissões, softwares, canais de divulgação, equipe de vendas e de atendimento, serviços terceirizados etc.

O cálculo do CAA se dá dividindo a somatória de todos os gastos de captação pela quantidade de novos alunos do período.

 

Para lembrar

Se você chegou até aqui, é porque compreendeu a importância de se calcular o valor de cada aluno para a sua instituição de ensino. Então, vale relembrar os principais tópicos abordados neste artigo:

 

• Conhecer o valor de cada aluno é essencial para uma gestão eficiente;
• Saber o custo e receita gerados por cada aluno ajuda a direcionar estratégias;
• A segmentação por turmas e cursos é importante para identificar quais áreas precisam de mais investimentos;
• A retenção de alunos é tão importante quanto a captação de novas matrículas;
• Evasão escolar gera custos e perda de receitas para a instituição;
• A gestão do conhecimento auxilia na tomada de decisões com base no histórico da instituição.

E, como um exemplo de sucesso, indicamos a leitura do case da UniDrummond, que, após parceria com o Quero Bolsa, aumentou sua captação em 5 vezes, além de ganhar mais força no mercado e outras vantagens.