O time de captação ideal: quais profissionais você deve contratar?

Patrick Caldas

Saiba como ter um processo e time de captação eficiente com os profissionais certos para cada área.

A captação de alunos tem grande importância para qualquer instituição de ensino.  Ter um time de captação bem formatado e pensado é fundamental para o sucesso da operação, contudo, sabemos que não é tão simples assim escolher os melhores profissionais e definir o tipo de equipe  necessária.

No texto de hoje vamos lhe ajudar a escolher o melhor time de captação para a sua IES, a fim de evitar os erros frequentes no processo de captação. Isso estabelece a distância entre uma captação bem-sucedida e uma instituição que vai enfrentar problemas durante todo o semestre.

O primeiro passo de todos em qualquer estratégia é o planejamento. Planejar evita que tomemos decisões ruins ou que gastemos energia com ações desnecessárias. Dessa forma, é preciso, de acordo com o tipo de captação que iremos fazer, planejar que time queremos ter. Calma! Vamos te dar o passo a passo para uma captação bem-feita e planejada, indicando os profissionais que você precisa ter em seu time de captação. Vamos lá?

time de captação

1 – Diretor de Captação

Como acabamos de dizer, o planejamento é a alma de uma captação bem feita e, para ter um processo pensado de ponta a ponta é preciso, primeiro, de um diretor de captação.

Figura cada vez mais comum no time de captação, o diretor tem informações estratégicas sobre o mercado educacional e sabe usar o marketing a favor da IES.

O diretor de captação precisa ser um profissional que saiba lidar com dados, a fim de analisar todas as opções disponíveis e tomar a melhor decisão. Além disso, ele precisa entender as diversas etapas que envolvem o processo de atração e consolidação da matrícula na faculdade, a fim de traçar a estratégia adequada para cada momento da jornada do aluno.

Ademais, esse profissional deve compreender cada praça da captação: marketing, atendimento e finanças, a fim de direcionar melhor a equipe. É fundamental que esse ele promova uma coesão entre as praças e meça com efetividade os resultados do time, pois, só assim, é possível corrigir erros que acontecem ao longo do processo para promover uma boa experiência para o cliente, que desemboque em uma alta taxa de conversão.

Por fim, é preciso que ele seja capaz de estabelecer um funil de conversão. É importante que esses indicadores de captação sejam acompanhados diariamente, a fim de compreender as visitas no site, inscritos no vestibular, aprovados e matriculados, em função do tempo.

Saiba de forma mais detalhada: Como um gestor de captação de alunos pode somar na sua equipe?

2 – Analista de marketing

O marketing, tanto online quanto offline, tem importância singular no processo de captação de alunos. Para uma correta estruturação do time de captação, é fundamental a presença de um analista de marketing.

Esse profissional precisa ter familiaridade com os processo de marketing como um todo,

todavia, é fundamental que esse profissional trabalhe bem as estratégias de marketing digital. Afinal, você sabia que o processo de tomada de decisão do aluno acontece de forma, prioritariamente, online? Poucos deles vão além da primeira página de resultados do google.

Dessa maneira, desenvolver uma estratégia de marketing educacional focada na captação de alunos precisa ampliar a presença online da instituição. Afinal, precisamos mostrar para o aluno o porquê de sermos uma boa escolha.

O analista de marketing precisa, também, priorizar as estratégias de conteúdo online, afinal, apenas com anúncios não conseguimos conquistar e cativar o público e é comum  que os anúncios e ofertas passem batido por nossos olhos, não importa onde estejam. Por isso, é preciso despertar, antes, o interesse de quem se quer conquistar.

Um conteúdo bem produzido é, antes de mais nada, bem planejado. É preciso entender com quem se está falando, quem é sua persona. Depois, esse conteúdo precisa responder a questões que afligem seu público. Assim, ganha-se por dois lados: o aluno te encontra primeiro e você se torna uma autoridade no assunto.

O profissional de marketing vai saber como segmentar o público de forma mais eficiente, bem como separar as etapas do planejamento de marketing no funil, desde conteúdos de topo, depois meio e, por fim, de fundo de funil. Só assim é possível, na ponta, contar com altas taxas de conversão.

Além de trabalhar o próprio marketing, é preciso que esse profissional entenda a importância da presença da instituição em marketplaces para potencializar a presença online da marca e captação de alunos.

Marketing educacional: como captar alunos online. Leia AQUI e saiba mais. 

3 – Diretor financeiro

Captação que se preze precisa contar com um bom diretor financeiro. Só ele é capaz de traçar os  KPIs ou Key Performance Indicators –  ferramentas úteis para analisar métricas e dados numéricos, através de comparações. Esses dados são fundamentais para entender a efetividade do investimento no processo de captação, ou seja, o Retorno sobre Investimento (ROI).

Todas as praças e estratégias do time de captação precisam estar alinhadas ao planejamento financeiro e as metas de ROI estipuladas desde o início do processo. Ou seja,  é preciso que esse profissional desenvolva o planejamento prévio, defina as metas e alinhe a equipe para uma correta análise e acompanhamento dos indicadores de captação.

time de captação

É muito importante a existência desse profissional para que a preocupação com os KPIs não aconteça só no fim do processo. É preciso que esses dados sejam acompanhados desde o início para que os erros e dificuldades não sejam apontadas apenas no final, quando não houver mais tempo para reformular as ações.

Saiba também: Quais indicadores de captação um diretor deve acompanhar? 

4 – Equipe de atendimento

Um time de captação precisa de uma equipe de atendimento bem montada. Afinal, é o primeiro contato que o aluno tem com a sua IES.

Conhece aquele ditado: a primeira impressão é a que fica? Pois ele é muito verdade e, se a primeira experiência do aluno com a sua instituição não for boa, ele terá uma impressão ruim acerca da faculdade que pode nunca ser desconstruída.

time de atendimento

Sabemos que o atendimento é responsável pelos principais empecilhos na hora da efetivação da matrícula. O que acontece tanto pela falta de orientação, quanto pela ausência de treinamento. Investir em treinamento e capacitação para o seu time de atendimento pode evitar uma série de problemas.

Ademais, todas as etapas do processo contribuem para o resultado final esperado: ROI. Então, proporcione ao aluno uma experiência empática e eficiente de atendimento, com profissionais capacitados e preparados. Sem divergência de informações, unificação no processo e com um atendimento cativante fica bem mais fácil alcançar as metas de captação.

Está com problemas no atendimento? Saiba como resolver os principais problemas de captação com o atendimento 

5- Recrute bem

Para ter o melhor time de captação é preciso ter o melhor recrutamento, não tem como ser diferente. Sabemos que recrutar pode não ser tão fácil assim. Entenda como ter o melhor processo de recrutamento possível e estar certo de que você escolheu o profissional ideal para a função. Clique abaixo:

 

Lembre-se!

A captação é um momento muito importante para o sucesso do semestre de qualquer IES. Logo, é extremamente importante recrutar o melhor time de captação possível. No artigo de hoje foi possível compreender:

  • Quais profissionais contratar para um melhor time de captação;
  • Qual a função de cada equipe/ profissional no processo de captação;
  • A importância de cada praça de captação ser bem desenvolvida;
  • Porque é preciso planejar e medir todo o processo;
  • Como um atendimento bem trabalhado pode contribuir para melhores resultados;
  • Como recrutar esses profissionais.

E aí, como está o seu time hoje? Você tem o profissional adequado para cada praça? Se gostou das nossas dicas, não deixe de acompanhar os nossos conteúdos. Até a próxima!

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