Como otimizar o processo pedagógico da sua IES?

Sergio Fiuza

Descubra quatro alternativas para melhorar os processos na sua IES.

Manter a organização de todos os setores de uma instituição de ensino não é nada fácil. São muitos detalhes diários que envolvem sistemas, departamentos e pessoas.

Conseguir otimizar o processo pedagógico é um desafio que toda IES enfrenta. Mas é necessário encarar, pois você pode ter mais dificuldade para reter ou captar alunos caso não seja eficiente nisso.

Hoje em dia os avanços da tecnologia permitem recursos cada vez mais ágeis. As pessoas estão com menos tempo e disposição para encarar filas e serviços lentos. É uma demanda urgente ser mais funcional tanto entre as equipes de trabalho, quanto para os alunos. Além disso, ao otimizar o processo pedagógico a IES pode reduzir vários custos mensais.  

Neste artigo vamos entender um pouco esse cenário nas instituições de ensino. E claro, você vai receber dicas práticas para otimizar o processo pedagógico na sua IES.

Vamos começar refletindo sobre como essa tal otimização é importante para quem utiliza os serviços da IES.

A tecnologia e o customer experience nas IES

A tecnologia tem sido pauta recorrente nos debates sobre educação. Seja como recurso para a sala de aula ou como facilitadora da rotina de trabalho.

O que poucos gestores discutem é como tantos avanços tem impactado nossas experiências diárias?

A customer experience (CX) é a experiência do cliente, no caso, dos estudantes com a sua IES. Essa expressão se refere ao relacionamento da instituição com os alunos.

Às vezes, a CX pode ser definida pelas experiências e interações digitais, através de um serviço no seu site, por exemplo. Em outros casos, a experiência do cliente é focada no suporte em atendimento e até na velocidade com que os problemas são resolvidos durante uma ligação.

Não é possível discutir como otimizar o processo pedagógico sem pensar nisso. Um exemplo de nova demanda é como o uso de smartphones impactou a CX nas IES.

Em 2012, apenas 14% da população possuía smartphones. Em 2016, esse número alcançou a marca de 62%, o que indica um crescimento de quase 450% em cinco anos. Os dados são da pesquisa “Google Consumer Barometer”, divulgada no início de 2017.

O aumento do uso de celulares mudou a forma que as pessoas se relacionam com os serviços. Por exemplo, atualmente todos os sites de IES precisam ser responsivos. Ou seja, precisam funcionar tão bem no mobile quanto funcionam pelo computador.

É no smartphone que o seu aluno está na maior parte do tempo, então a IES precisa possibilitar que ele resolva demandas por ali também.

Tente trocar a ida até a secretaria para imprimir um histórico pela possibilidade de baixar o pdf pelo celular, por exemplo. Essa simples medida evita filas, gastos com papel e o tempo dos funcionários com tarefas superficiais.

As avaliações da sua IES na internet

Ainda sobre a pesquisa mencionada anteriormente, 71% das pessoas afirmaram que confiam nas avaliações online de outros consumidores sobre suas experiências de compra. Portanto, é importantíssimo otimizar o processo pedagógico para garantir feedbacks positivos nas redes. Essa é defesa e a propaganda espontânea da sua IES.

Coloque -se no lugar do aluno e teste seus serviços. Você avaliaria bem o atendimento, secretaria, serviços online e etc? E o que pode ser melhorado para ganhar agilidade?

Lembre-se sempre: use as críticas para saber o que você precisa mudar na sua IES. Críticas são muito úteis para nortear as mudanças.

Agora vamos falar como você pode por em prática! Use a lista abaixo para iniciar os trabalhos.

1 – Não seja ultrapassado: Invista em tecnologia

Utilizar um sistema de gestão online é o primeiro passo para otimizar o processo pedagógico.

Uma boa ferramenta é capaz de organizar todos os setores da IES. O online traz praticidade e facilita o trabalho de toda a equipe.

Sistematizando a IES você conseguirá aplicar o dinheiro em outras frentes: oferecer melhores salários aos professores,  contratar uma consultoria, criar campanhas mais consistentes e gerenciar seu tempo de forma mais produtiva

Investir é diferente de gastar. Investir significa aplicar para gerar rendimentos. Pense nisso!

2 – Otimize processos pedagógicos da secretaria

Documentos, milhares de arquivos, boletos, filas e telefone tocando… Reconheceu o cenário? Se você tiver pequenas atitudes para otimizar o processo pedagógico, essa cena acaba aqui.

Um bom sistema online de gestão permite que a secretaria resolva tudo o que precisa em alguns cliques.

Documentação e banco de dados precisam estar organizados e disponíveis no sistema para consulta do aluno. Burocracia descentralizada e organizada, melhor né? A rematrícula, por exemplo, pode ser feita assim.

A secretaria ganha tempo para realizar outras tarefas e ainda economiza com o uso da impressora.

3 – Use relatórios para tudo

Os relatórios são os vilões da rotina para muitos profissionais. Mas não tem jeito, eles são necessários. Faça diferentes modelos de relatórios para ter um um controle geral sobre o que acontece na IES.

Mais importante do que fazer relatórios é manter a frequência deles. Gerenciar uma instituição privada de ensino exige organização e atualização constante.

Para otimizar o processo pedagógico você também precisa de um bom sistema integrado de dados. Algo que sistematize as informações e deixe à sua disposição toda a movimentação da IES.

Relatórios são importantes também para identificar e corrigir falhas. Lembre-se, você só evolui a partir da análise de resultados.

4 – E a inadimplência? Tem como melhorar também?

Quer saber como reduzir custos operacionais, organizando o trabalho e o tempo dos funcionários do setor? Vá para o departamento financeiro.

Para otimizar o processo pedagógico do financeiro garanta o uso de um bom software. Escolha um que permitirá o envio programado de boletos, lembretes de pagamentos via e-mail e uma comunicação eficiente pelos canais oficiais da IES.

Prefira os contatos automáticos e online para as primeiras cobranças após identificação de não pagamento. Isso permite que a IES tenha tempo e feedback para elaborar uma estratégia de cobrança após uma determinada quantidade de mensagens enviadas.

Além dos e-mails de cobrança, você pode testar chatbots pelos canais oficiais da IES ou até mesmo criar uma lista de transmissão pelo whats app.

Dê possibilidades para facilitar o lado do inadimplente. Disponibilize online um segundo boleto com nova data de pagamento, assim ele não precisar se deslocar até a instituição.

Como iniciar um processo de otimização na minha IES?

A participação e envolvimento de todos os setores é fundamental para otimizar o processo pedagógico. Mas se você está com dificuldade em iniciar o trabalho, comece por aqui:

Pesquisa de opinião

Elabore formulários internos e externos de pesquisa para seus funcionários e alunos. Faça isso online dentro do seu sistema ou pelo Google Forms. Elabore uma pesquisa rápida, objetiva e funcional que avalie os serviços e processos de cada setor.

A partir das respostas, dê o start para propor soluções para o que precisa ser melhorado. Recomenda-se que a pesquisa seja anônima e ofereça um único campo para manifestação de sugestões no final.

O coordenador pedagógico é quem conduz

O coordenador pedagógico ou o coordenador de curso pode ser o profissional que começa a otimizar o processo pedagógico. Essa pessoa pode ser a referência ou a IES pode criar pequenas comissões de avaliação e mudança.

Esse profissional tem a função de articular e manter todas as equipes da IES em torno de um único objetivo: colocar o projeto político pedagógico proposto em prática. Explore essa expertise.

Conclusão

A otimização do processo pedagógico traz benefícios para a IES e para os alunos. Investir em tecnologia e simplificar a burocracia são demandas urgentes.

Não se trata apenas de deixar usuários dos serviços satisfeitos ou não. É sobre conseguir resolver problemas e propor soluções com agilidade, economizando tempo e dinheiro para a IES.

Com processos mais eficientes, a instituição consegue concentrar seus esforços em oferecer um ensino de qualidade para o aluno.

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