Como fazer um projeto piloto?

Sergio Fiuza

Entenda como um projeto piloto pode otimizar a efetividade dos investimentos em uma instituição de ensino

Fazer um projeto piloto é uma excelente maneira de testar a efetividade de um produto ou logística. Assim, evita-se gastos desnecessários e investe-se com mais segurança.

O termo projeto piloto originalmente vem da área de tecnologia, cuja definição segundo o ministério da cultura é: “esforço temporário empreendido para testar a viabilidade de uma exclusiva solução de sistema apresentada”.

Com o tempo, todas as áreas corporativas passaram a usar esse jargão. A conotação mudou um pouco. O piloto passou a denotar qualquer atividade a ser implantada em uma parte da operação, a fim de verificar-se como essa área específica se comporta em comparação com o todo.

contém gestores realizando planejamento de projeto piloto

Como podemos aplicar um piloto?

Pilotos são extremamente viáveis na hora de trocar um fornecedor, de sistema, na hora de testar uma abordagem comercial diferente, entre outros momentos de mudança. A grande pergunta da vez é: como fazer um projeto piloto que chegue nas conclusões necessárias bem rápido e gastando pouco?

Aqui na Quero Educação, especificamente, é bem comum qualquer início de trabalho de uma faculdade ou escola de idiomas com o Quero Bolsa se dar por meio de um projeto piloto.

Em síntese, projetos piloto avaliam duas principais dimensões: resultado e operação. Um exemplo comum é a adoção do próprio Quero Bolsa na instituição.

Quanto a dimensão do resultado, as principais dúvidas são se o Quero Bolsa vai, de fato, otimizar a captação da instituição e se os alunos serão adicionais. Já na dimensão operação, questiona-se, do ponto de vista do aluno e da instituição, se a experiência será agradável ao longo de toda a jornada do aluno até o início das aulas.

Um outro exemplo prático, foi a adoção de um novo gateway (interface) de pagamento entre as novas soluções da Quero. Além da economia, ele deveria ser capaz de estar sempre online para que não perdêssemos vendas. Ou seja, o piloto não apenas mede resultado, como também a frequência de falhas e existência de atrito operacional.

O passo a passo para a efetividade

Precisamos de projetos pilotos abundantemente em nossas práticas gerenciais, da mesma forma que os desenvolvedores e designers de UX hoje se valem de testes AB.

A terminologia teste AB significa submeter uma parte aleatória de usuários de um site à uma experiência diferente e comparar os resultados – em especial de conversão – com o da outra parte. A estatística tem um papel importante no tamanho da amostra, na quantidade de pontos de observação necessárias para se ter certeza de que o teste foi conclusivo.

É essa natureza de certeza que precisamos em nossos pilotos. É preciso montar um piloto que possa ser conclusivo, e em cima dessa afirmação que se segue a dica mais importante deste artigo: o piloto deve ocupar cerca de 10% a 20% do todo.

Para esclarecer motivos vamos ao exemplo da faculdade que já capta 1.000 alunos em um ciclo via Quero Bolsa e vai fazer o piloto de migrar do plano básico (QB+) para o premium (Quero Alunos Premium – QAP)

Em suma, a proposta de valor é tal que a faculdade:

1- Tem o potencial de dobrar a captação, no caso trazer 2.000 por ciclo;

2- Reduz evasão e inadimplência e consequentemente aumenta o LTV do aluno;

3- Paga 10% por aluno captado.

4- Quem realiza a cobrança das mensalidades do aluno é o Quero Bolsa.

Logo, nessa lógica é possível perceber que, apesar do aumento do preço, se os itens 1 e 2 de fato ocorrerem, vale a pena. Contudo, sempre percebemos que há certa insegurança em relação ao item 4, que pode se configurar um verdadeiro transtorno operacional.

Sendo assim, comprovar a efetividade de um novo sistema de cobrança por meio de piloto é, certamente, a melhor solução.

contém analistas educação na execução de projeto piloto

A escolha do local

Não é raro que a instituição de ensino queira oferecer um campus como teste no projeto piloto. Campus este que, em nosso exemplo, capta 10 alunos no ciclo (1%) via Quero Bolsa. O grande problema deste teste é que se o QB trouxer os 20 alunos proporcionais, a faculdade vai concluir algo mais ou menos assim:

“Embora o resultado tenha dobrado, poxa vida, foram só 10 alunos. Será que foi o produto? Foi sorte? Foi uma força tarefa que o Quero Bolsa fez rapidinho ali para justificar o projeto? Só porque 10 alunos viraram 20 não  dá pra confiar que os 1000 alunos vão virar 2000. Ou seja, precisamos de um novo piloto!”

Caso isso aconteça, quer dizer que o tempo foi perdido e, quanto custa esse tempo? Nesse exemplo, atrasou-se um ciclo para atingir a maturidade. Fazendo a conta neste exemplo: 990 alunos, 500k por mês, considerando o período todo do ciclo, perdeu-se R$ 15Mi. Esse foi o custo de estruturar o piloto errado.

Quanto maior a amostra, melhor o resultado?

Testar com uma linha de produto que representasse 50% das vendas traria a certeza de que o piloto poderia ter força suficiente em toda a base de alunos. Contudo, neste contexto, é preciso levar em consideração a questão operacional.

Se o Quero Bolsa trará 1500 alunos neste cenário, a faculdade terá que lidar de uma vez só com todo o atrito de mudança de processos e operação, sem amadurecer os processos, sem treinar a equipe e lidar com as exceções e turbulências de uma implantação.

É evidente  que se a expectativa de dificuldade operacional for amena, dá pra fazer um salto de uma vez. Entretanto, se estamos enfrentando o desconhecido, recomendo um tamanho controlado.

Porcentagem ideal

Sem mais delongas, o ideal é testar em uma amostra que já representa 10% a 20% da captação. Exemplos mais comuns são as linhas de produto Ead e Pós Graduação. Também é bem comum a escolha de alguns campi ou cursos que juntos somam 15% da captação.

A lógica faz sentido em ações de mídia das mais diversas, online ou offline. Nestes casos, o comum é fazer escolhas geográficas para o piloto. Testar uma região do país, uma cidade, um bairro…

Por fim, quanto maior a população, mais robusta a conclusão mesmo com uma porcentagem ainda menor que 10%.

Portanto, é possível fazer uma amostra confiável quando o número de observações passa de uns 50 pontos, desde que se elimine fortemente qualquer viés de amostra – o que claramente é mais fácil falar do que fazer.

Se precisar fazer um piloto bem reduzido, na dúvida, chame o estatístico e peça a ele que crie uma amostra representativa. Se preferir, você também pode seguir meu conselho.

O mais importante em todo esse processo é não perder a oportunidade de otimizar sua gestão com uma nova solução e nem desperdiçar a chance de avaliar de forma significativa a efetividade de um piloto.

Projetos pilotos são excelentes para mudanças na gestão, desde que feitos da maneira correta.

 

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