Como fazer gestão de projetos educacionais no ensino superior?

Sergio Fiuza

Melhorar a qualidade da educação superior requer uma gestão de projetos educacionais bem-sucedida

A gestão de projetos educacionais depende de vários processos que visam à melhoria da qualidade. Apesar disso, planejar mudanças e implementações nas instituições de ensino pode ser algo pouco praticado no meio acadêmico.

Em suma, planejar o ensino superior é muito mais do que administrar a IES no dia a dia.

As universidades devem se envolver em planejamento integrado de infraestrutura, avaliação acadêmica, gestão de retenção de alunos e projetos financeiros para continuar melhorando a instituição.

Para tudo isso, é preciso ter objetivos bem definidos. Estatísticas do site Pulse of the Profession mostram que a falta de objetivos claros é o fator mais comum (37%) por trás do fracasso de um projeto, segundo líderes executivos.

Se sua IES está diante de necessidades, problemas, oportunidades e desafios, talvez seja o momento de você começar a focar em gestão de projetos educacionais.  

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Qual a utilidade da gestão de projetos educacionais?

Quando bem planejada e executada, a gestão de projetos educacionais auxilia nos mais diversos objetivos, como por exemplo:

  • Introdução de um novo método de ensino ou de nova tecnologia;
  • Projetos de capacitação dos professores e do time de atendimento;
  • Alterações no sistema de avaliação.

Portanto, uma boa gestão de projetos educacionais leva em conta prazos, objetivos, limite de recursos, complexidade, mudanças organizacionais e outros itens que podem influenciar a execução e o resultado do projeto.

Sendo assim, muitos dos frutos obtidos com projetos educacionais dificilmente seriam alcançados somente com os ajustes na rotina da IES.

Como abordar a gestão de projetos educacionais no ensino superior?

Seja específico ao estipular suas expectativas

Um projeto é um conjunto de atividades que serão executadas em determinado momento com a combinação de recursos humanos, físicos e financeiros. O projeto tem orçamento e meta definidos e tem de ser previamente esboçado para alcançar um objetivo.

O recomendado é que você defina claramente o que deseja realizar com um projeto de gestão de educação superior, identificando questões e problemas organizacionais e possíveis soluções.

A fim de facilitar, logo no começo, adote metas que sejam “inteligentes” (expressão emprestada do inglês “smart goals”).

Dessa forma, não confunda essas metas com as do Google Analytics. As “metas inteligentes” que mencionamos aqui referem-se a como alcançar seus objetivos e apresentam as seguintes características:

  • Específicas;
  • Mensuráveis;
  • Atingíveis;
  • Realistas;
  • Oportunas.

Quer um exemplo? A frase “a meta da IES é aumentar a captação de alunos” não é um modelo de “meta inteligente” porque não é específica, não serve de referência para medir qualquer coisa e não define metas realistas e oportunas. Portanto, não pode ser alcançada.

Na frase “o objetivo da IES é melhorar as taxas de captação de alunos em 5% para estudantes de graduação nas Faculdades de Comunicação e Webdesign entre 2018 e 2022” especifica o quê, quanto, quem e em quanto tempo.

Avalie se o projeto vale a pena

Nem todo projeto deve ser iniciado. Quando você começa a trabalhar com algum projeto educacional, tem de determinar se fará bom uso de seus recursos com aquilo, qual o problema a ser resolvido e se esse projeto é a solução para corrigi-lo.

Portanto, pergunte a si mesmo e ao seu time se o projeto que pretendem executar é pertinente, eficiente, viável e sustentável.

Execute

Na fase de execução, tudo que foi planejado é colocado em prática. Logo, nessa etapa, quaisquer erros cometidos durante o esboço ficam evidentes e é onde mais se investe o esforço e o orçamento da IES.

Antes de começar, você tem a opção de escolher um dos softwares de gestão de projetos disponíveis no mercado para facilitar suas atividades.

Para executar o que você programou para a gestão de projetos educacionais, é preciso:

  • Organizar e coordenar equipes e atribuir as tarefas aos participantes;
  • Resolver problemas e manter a comunicação com os envolvidos no projeto;
  • Garantir o fornecimento de recursos para realizar o planejamento.

 

Faça o controle

A fase de controle ocorre simultaneamente às fases de planejamento e de execução. Durante essa etapa, você acompanha e controla tudo que está sendo realizado no projeto, dos primeiros rascunhos até a execução.

Deste modo, você tem a chance de propor medidas de correção e de prevenção, no menor tempo possível, assim que se depara com algum erro.

Durante essa fase, você precisa:

  • Monitorar a execução e pontuar desvios em relação ao plano original;
  • Fazer correções para e alterar as atividades do projeto quando [e se] necessário;
  • Adequar os recursos disponíveis e/ou a amplitude do projeto;

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Prepare-se para o encerramento

É na fase da conclusão que o projeto é avaliado, seja pelos próprios gestores das IES ou por uma auditoria externa. Não esqueça que o planejamento estende-se até a fase de encerramento.

Tudo o que foi documentado durante o processo é encerrado e as falhas são discutidas para que se evite erros parecidos. Nessa fase, as melhores estratégias são identificadas e selecionadas para uma nova proposta.

Em síntese, para esta última etapa, é necessário:

  • Verificar e analisar resultados e elaborar relatórios finais;
  • Disseminar entre os funcionários os resultados alcançados e formular novas propostas.

Conclusão

Em todas as fases do projeto, deve-se ter em mente controle de custos, qualidade, tempo para a conclusão e comunicação entre os participantes e quem não está envolvido diretamente.

Dessa maneira, evidencia-se a importância de poder contar com a figura do gerente de projetos para fazer tudo funcionar da maneira mais eficiente.

Embora seja muito importante, o gerente de projetos não deve atuar sozinho, mas sim escutar as demais vozes da IES antes de priorizar o que será adotado na gestão de projetos educacionais.

Como em qualquer projeto, pode haver imprevistos que te obriguem a fazer alterações em tempo recorde.

Sendo assim, gerenciar também os riscos é útil porque engloba todos os processos, negativos ou positivos, para que você administre as consequências dentro do prazo previsto.

Este artigo foi útil para você? Agende uma conversa com um de nossos especialistas e saiba mais sobre como captar alunos para a sua IES.

 

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