Um guia de dicas para afastar o estresse no trabalho e transformar a captação de alunos em uma atividade agradável.

Tempo de leitura: 4 minutos. Você vai ler sobre:

• Como evitar que a captação seja um fracasso?
• Como se organizar para atingir as metas?
• Como evitar o estresse no trabalho durante a captação?

A alta temporada de captação costuma deixar todos os profissionais de instituições de ensino com os nervos à flor da pele.

Afinal, muitas vezes, é necessário planejar e executar as estratégias de captação com um orçamento limitado, além de lidar com a pressão gerada por prazos apertados e metas aparentemente agressivas.

Com tanta tensão causada por esses fatores, parece impossível fugir do temido estresse no trabalho. O nervosismo e o medo de não conquistar os resultados esperados podem se tornar um problema que piora cada vez mais a situação.

Contudo, há algumas dicas bem simples que podem auxiliar os líderes a conduzir com sucesso a equipe e alcançar índices positivos para a instituição de ensino.

Ações fáceis de organizar e de se colocar em prática farão a diferença nessa época tão importante para a faculdade.

Do planejamento prévio à criação de um ambiente de trabalho agradável e motivador, confira, neste guia, atitudes que transformarão a alta temporada de captação em uma ação com ótimo retorno para a sua instituição. 

Como evitar que a captação seja um fracasso?

O passo mais importante para alcançar o sucesso na captação de alunos e evitar o estresse no trabalho é o planejamento.

Planejar com antecedência vai garantir que o gestor esteja preparado para conduzir a equipe durante a captação e antecipar as possíveis dificuldades que podem aparecer no futuro.

Aliás, o melhor momento para fazer o planejamento é durante a baixa temporada.

De acordo com Marília Sousa, gerente de relacionamento e uma das responsáveis pela captação da Quero Educação, esse período deve ser aproveitado para alinhar o discurso da equipe, oferecer treinamentos e desenvolver os procedimentos que serão utilizados para que a alta temporada seja excelente.

“Os treinamentos também são uma ótima forma de motivar a equipe. Eles ajudam muito na produtividade”, afirma.

Para Marília, algo que funciona muito bem na Quero é dividir a meta do período de captação: “Nós temos uma meta semestral, e essa meta é dividida por mês e também por semana, o que a torna muito mais próxima da pessoa que está na linha de frente na captação de alunos”.

Além da definição de metas semanais, uma bonificação para a equipe atingi-la gera resultados surpreendentes, segundo Marília.

As metas semanais tornam o resultado muito mais fácil de ser avaliado e acompanhado pelo líder. “Cada dia perdido corresponde a números significantes de alunos que deixamos de matricular”.

Como devo me organizar para atingir as metas?

A primeira coisa a se pensar para atingir as metas é o atendimento.

Ele é a porta de entrada para os alunos, seu primeiro contato com a instituição, e a partir do qual decidirão por fazer ou não a matrícula. E isso se dá em todos os canais de atendimento, seja no balcão físico da faculdade, no telefone ou redes sociais.

O discurso adotado pela equipe deve estar alinhado com a estratégia definida no planejamento, e as metas a serem alcançadas devem estar claras.

Para definir as metas é necessário fazer uma projeção com base no período anterior de captação, que deve ser realizada no processo de planejamento. Por isso, planejar é muito importante para garantir o sucesso da equipe e evitar o indesejado estresse no trabalho durante a captação.

Com a projeção, o gestor antecipará, em números, o que cada membro da equipe e cada segmento são capazes de gerar.

Tendo como referência a média anterior e a média da equipe em alta performance, será possível organizar um ranking de conversão.

Por meio do ranking, unido a uma avaliação de qualidade – como citamos neste artigo -, será muito mais fácil acompanhar o trabalho da equipe e saber se a captação está ou não dentro do esperado.

Estou longe de bater a meta e agora?

Só de pensar na hipótese de não alcançar a meta, qualquer gestor fica apreensivo. Entretanto, um líder não pode permitir que o desespero leve tudo a perder.

O gestor precisa encarar os desafios como uma oportunidade de crescimento e se atentar às possibilidades para tomar a melhor decisão.

Para conhecer a melhor forma de medir os resultados da sua captação, indicamos esse artigo.

Segundo Marília, não atingir a meta é algo que acontece algumas vezes, mas que não pode ser recorrente.

O gestor deve estar atento e direcionar a equipe de forma a reverter esse quadro negativo. Além disso, o líder não deve jogar nas costas da equipe a pressão por estar longe da meta.

“Não podemos tirar a esperança de quem trabalha na linha de frente da captação, pois precisamos chegar o mais longe possível”, explica a gerente. Dar vazão ao estresse no trabalho da equipe pode desmotivá-la e piorar a situação.

Para Marília, uma estratégia para esses casos é tirar os captadores dos canais de atendimento que não geram tanto retorno e transferí-los para os canais de alta conversão: “Ás vezes, fazemos mutirões nesses canais, direcionando a equipe para eles. É uma ação emergencial de curto prazo”.

Um dos canais que tem se destacado na captação de alunos e que pode ser uma ótima saída para recuperar os índices de conversão é o WhatsApp.

“O WhatsApp tem esse poder pois o que o cliente quer hoje é praticidade. Ele não tem tempo e, muitas vezes, não quer ou não pode ficar em uma ligação telefônica. Então, no horário do almoço ou em algum tempo livre, ele acessa o aplicativo no celular e responde. Ou, então, ele vê uma informação ou ação nova da empresa. O WhatsApp é o nosso maior canal em potencial”, declara a gestora da Quero.

Confira, também, essas dicas preciosas para conseguir matrículas no final do período de captação.

Como evitar o estresse no trabalho durante a captação?

Devido ao ritmo de trabalho acelerado e à pressão para cumprir as metas da empresa, o período de captação tende a ser o mais estressante de todos. Porém, o gestor é o responsável por conduzir a equipe e transformar esse período tão importante para a instituição em algo agradável.

A primeira dica para evitar o estresse no trabalho durante a captação de alunos é separar a vida pessoal da vida profissional. Isso se chama inteligência emocional.

Se o líder leva um problema de cunho pessoal para dentro da empresa, ele deixará de ser produtivo e isso se refletirá em toda a equipe.

Um gestor estressado ou abalado emocionalmente gera receio e desmotivação em quem ele lidera. Da mesma forma, uma palavra simpática, um elogio e um sorriso podem gerar efeitos muito positivos.

Além disso, é comum que, devido ao ritmo acelerado da alta temporada, a equipe interaja menos.

O líder pode achar esse comportamento normal e produtivo, porém não é saudável. Estudiosos indicam que os problemas de relacionamento dentro da equipe são uma das principais causas de estresse no trabalho.

Mesmo nas altas temporadas de captação, a equipe precisa estar leve e integrada para que o ambiente de trabalho esteja agradável.

De acordo com Marília, a chave para o sucesso da captação é uma equipe unida e motivada e isso depende muito da liderança: “A gente tem que tornar aquilo gostoso de ser feito”.

Para isso, o gestor precisa saber lidar com esses momentos de estresse no trabalho para diminuir seus efeitos sobre si mesmo e sobre a equipe.

Ter uma equipe completamente alinhada ao propósito da ação da empresa – matricular o maior número possível de alunos – e atuante em um ambiente agradável diminui os efeitos do estresse no trabalho e permite ao gestor decidir o melhor caminho a ser tomado quando alguma mudança for necessária.

Para lembrar

Retomando os principais tópicos deste artigo, anote essas 7 dicas para evitar o estresse no trabalho durante a captação de alunos:

• Planejar é preciso! Um planejamento prévio e bem elaborado vai evitar estresse desnecessário no período de captação.
• Definir metas que possam ser cumpridas e avaliadas. Metas em curtos períodos, como as semanais, tornam muito mais fácil o acompanhamento pelo gestor.
• Não permitir que a frustração ou desespero por não atingir uma meta seja um empecilho para a tomada da melhor decisão.
• Às vezes, mudanças são necessárias. O gestor precisa ter flexibilidade para avaliar outras possibilidades.
• Separar a vida pessoal da profissional. Uma equipe é o reflexo de seu líder e um sorriso pode fazer a diferença!
• Fazer exercícios de respiração e até mesmo um breve alongamento ajudam a acalmar os ânimos.
• Uma equipe alinhada e motivada, em um ambiente de trabalho agradável, tem maior produtividade.

Com essas atitudes simples, você tornará o ambiente de trabalho muito mais agradável e dinâmico para conduzir sua equipe para o sucesso.