Confira dicas incríveis para otimizar o seu processo de vendas, para captar mais alunos e aumentar o número de matrículas

Conquistar novas matrículas é um dos maiores desafios do gestor de uma instituição de ensino. Por isso, ele precisa adotar algumas ações básicas, como planejar estrategicamente, contar com uma equipe de atendimento capacitada  e acompanhar os indicadores . Além disso é importante desenvolver um processo de vendas para captar mais alunos que seja efetivo.

Esse processo nada mais é que um conjunto de ações previamente planejadas e organizadas. Essas ações precisam ser executadas em etapas, a fim de atingir o seu objetivo maior, que é a concretização da venda. Na realidade do mercado educacional, essa venda é a efetivação da matrícula do aluno.

Um processo de vendas para captar mais alunos de forma efetiva é elaborado com base nas experiências anteriores e no conhecimento do mercado. Por isso, o acompanhamento que um gestor faz de seu time de vendas é essencial.

duas pessoas em processo de fechamento de uma venda de matrículas

Características fundamentais do processo de vendas

Assim, entendemos que um processo de vendas para captar mais alunos é um modelo de ações utilizado por toda a equipe comercial. Para isso, deve possuir as seguintes características:

  • Ensinável: o processo de vendas precisa ser adotado por todos da equipe de captação de alunos para que seja efetivo. Por isso, deve ser facilmente compreendido e ensinável, inclusive nos treinamentos;
  • Escalável: não adianta elaborar um processo de vendas que não suporte um crescimento da demanda. Se o objetivo é aumentar o número de matrículas, então os procedimentos precisam funcionar também com uma quantidade maior de alunos;
  • Mensurável: a única forma de saber se o processo de vendas está sendo efetivo ou se precisa ser readaptado é através do acompanhamento dos indicadores de captação. Em suma, tais indicadores devem ser claros para a análise dos resultados. Sobre isso, você encontra, em nosso blog, um artigo específico sobre como medir os resultados da sua captação;
  • Previsível: para que um processo funcione, ele precisa ter metas claras e objetivas. Através do acompanhamento, o gestor consegue prever a quantidade ideal e possível de alunos captados através dos procedimentos adotados.

De qualquer forma, a qualidade do atendimento ao aluno é requisito fundamental para o sucesso de um processo de vendas. Se deseja ter uma equipe de excelentes profissionais de atendimento, baixe agora mesmo o nosso checklist!

banner de checklist de recrutamento

As etapas do processo de vendas

Como já foi explicado até agora, o processo de vendas consiste na execução de etapas previamente identificadas e planejadas. É o famoso “passo a passo” de uma venda, que vai desde o primeiro contato com o cliente até o fechamento do negócio e fidelização.

É importante ressaltar que cada entidade organizacional possui sua realidade própria e, por isso, não existem “receitas prontas”. É preciso adaptar as dicas para cada situação.

1. Prospecção

Esta etapa consiste na criação de uma lista de potenciais alunos. Por exemplo: sabemos que os estudantes do 3º ano do ensino médio correspondem a um perfil do público-alvo de uma instituição de ensino superior. Afinal, eles estão se preparando para ingressar em uma faculdade.

A prospecção também engloba a atuação da instituição para captar potenciais alunos. Criar uma lista de cursos pré-vestibular da região onde se encontra a faculdade e de escolas que tenham o ensino médio são ações de prospecção. Outra ação do tipo é o levantamento de feiras e eventos voltados a esse público, nos quais a instituição pode participar com uma stand.

2. Qualificação

É o primeiro contato da equipe de captação com o potencial aluno. Nesta etapa, o atendimento está focado em realizar uma sondagem e qualificar o seu cliente. O atendente precisa ser capaz de ouvir o estudante, a fim de compreender quais as suas necessidade e desejos, reconhecendo o que aquele potencial aluno busca.

Algumas vezes, nem mesmo o estudante reconhece seu problema. Dessa forma, por meio da sondagem, torna-se papel do atendente conscientizá-lo sobre suas reais necessidades.

Leia também: O que os adolescentes procuram em uma IES?

3. Primeira oferta

Após compreender o que o potencial aluno busca e quais as suas necessidades, o atendente estará apto para apresentar uma primeira oferta, indicando-a como a melhor solução para aquele cliente em potencial.

Portanto, uma ação extremamente recomendada nesta fase é a coleta de dados desse aluno, sobretudo as informações de contato.

pessoa fazendo checklist de etapas do processo de venda

4. Follow-up

Geralmente, o potencial aluno não toma a decisão definitiva durante primeiro atendimento. Com todas as informações obtidas, ele irá refletir em sua casa, podendo levar alguns dias – e até semanas – para se decidir.

Neste momento, o aluno irá conversar com seus pais e amigos, comparar as informações levantadas com as de outros cursos e instituições.

Portanto, a instituição de ensino pode ajudar nessa tomada de decisão. Através de e-mail marketing, redes sociais e até do WhatsApp, a equipe de atendimento pode – e deve – entrar em contato contínuo com esse potencial aluno.

Envie informações extras para a tomada de decisão. Também é interessante indicar conteúdos relevantes, compartilhar as boas ações da instituição e os reconhecimentos obtidos no mercado.

Dica de leitura: Como realizar vendas pelo WhatsApp e aumentar o número de matrículas

Crie, dessa forma, um vínculo com o estudante e invista em um relacionamento pessoal com ele.

5. Negociação

Agora, é momento do convencimento final – e da conversão do potencial cliente em aluno matriculado. Essa é uma etapa-chave do processo de vendas para captar mais alunos e, portanto, precisa ser executada com bastante atenção e segurança.

Serão discutidas as informações necessárias para o fechamento de contrato, como as condições de pagamento, os prazos e os preços. Caso necessário, nesta fase é apresentado o programa de bolsas de estudos.

É importante, também, fornecer todas as informações necessárias sobre o curso, como avaliações, sistemas de notas e recuperação, demais exigências para aprovação e colação de grau etc.

6.Fechamento

Este é o momento de fechar o negócio e orientar esse aluno a efetivar sua matrícula no sistema da instituição e a seguir os próximos passos para começar a frequentar as aulas.

7. Pós-vendas e fidelização do cliente

Muitas equipes de atendimento, não somente do mercado educacional, pecam nesta etapa, ignorando-a muitas vezes. Não compreender a importância do pós-vendas na fidelização do cliente é um dos principais problemas do atendimento ao aluno.

Leituras recomendadas:

Depois de efetuar a matrícula, o cliente se torna aluno oficial da instituição de ensino, que deve orientá-lo e atendê-lo sempre da melhor forma possível.

No início, o estudante pouco sabe dos procedimentos internos da instituição e, muitas vezes, se sente perdido nessa nova fase de sua vida. É papel do gestor orientá-lo no início das aulas e solucionar as suas dúvidas.

Além disso, um relacionamento pessoal e contínuo, como indicado na etapa do follow-up, deve ser mantido. Para as instituições de ensino, esta etapa é essencial para se evitar a evasão de alunos durante o curso, problema tão temido pelos gestores.

Para lembrar

Para fixar o aprendizado sobre como criar um efetivo processo de vendas para captar mais alunos, é importante ressaltar que:

  • O planejamento prévio e o acompanhamento do gestor é fundamental.
  • Uma equipe treinada e preparada para ouvir o aluno apresentará resultados melhores.
  • Cada instituição de ensino possui sua própria realidade, devendo adaptar os conceitos aqui aprendidos.

Quer ter mais informações sobre o mercado educacional? Então fique ligado em nosso blog!

Marcelo Lima
por Marcelo Lima
Marcelo Lima trabalha para colocar estudantes na sala de aula há mais de 20 anos, como profissional de marketing educacional já trabalhou com mais 250 faculdades. É um dos pioneiros do EAD no Brasil e busca sempre os melhores conteúdos em forma de cases e novas ferramentas para os canais da Quero Educação.