8 ferramentas para uma gestão de projetos eficiente

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A tecnologia tem aumentado a eficácia dos projetos. Conheça 8 ferramentas que vão facilitar a sua gestão

Como gestor, você reconhece a importância de aplicar conhecimentos, habilidades, técnicas e recursos no desenvolvimento de um projeto com o time. Sendo assim, ferramentas para gestão de projetos são bem-vindas. Afinal, organização e praticidade levam direto ao que importa e previnem o desgaste desnecessário. 

Softwares de gerenciamento aprimoram a coordenação do serviço,  além de aumentarem a produtividade e a qualidade do trabalho da equipe. Às vezes, ferramentas simples, como bloco de notas virtual, já fazem uma grande diferença.

Quando falamos de ferramentas para gestão de projetos, incluímos a gestão da equipe. Não se trata apenas de distribuir tarefas e alocar tempo. Conforme o tamanho do time e a natureza do projeto, é preciso combinar vários recursos.

Neste post, vamos mostrar alguns desses recursos, a maioria gratuitos, e como você pode adotá-los na gestão da instituição de ensino

mulher asiática organiza demandas em um quadro no método canva

As ferramentas de gestão de projetos possibilitam a organização de tarefas e projetos de muitas pessoas remotamente. (Foto: Quero Educação)

As 8 melhores ferramentas para gestão de projetos e equipe

1. Monday.com

É uma ferramenta de gerenciamento de projetos e colaboração em várias plataformas. Com ela, você centraliza toda a comunicação e mantém as pessoas envolvidas e focadas no que importa. O Monday.com permite planejar e executar no mesmo local.

Em vez de listar tarefas, o software facilita que todos visualizem o cenário geral.  A ferramenta é fácil de usar, porque cria linguagem visual e ainda permite gerenciar qualquer coisa: projetos, tarefas, pessoas, campanhas publicitárias, CRM, projetos de clientes…

2.  Slack 

É a melhor ferramenta para equipes que precisam se comunicar constantemente. Crie canais Slack e configure as notificações para aumentar a produtividade do pessoal. Assim, é possível obter uma visão mais ampla das tarefas e projetos em curso.

O software permite bate-papo, é integrado ao Google Drive, Box ou Dropbox para o compartilhamento de arquivos. Além disso, configura lembretes e realça as palavras que devem ser notificadas.

3. Quire

Com interface simples e fácil de usar, o aplicativo permite ver tarefas e subtarefas imediatamente, sem que você tenha de clicar especificamente em cada uma delas. Nele, os desafios são divididos passo a passo.

Em suma, o Quire é um aplicativo de gerenciamento de tarefas moderno que ajuda as equipes a capturar idéias, seja via texto, câmera ou até mesmo através do aplicativo de assistente pessoal, a Siri. Isso pode ser feito a qualquer hora e de qualquer lugar. As tarefas são divididas em etapas de ação e rastreadas facilmente.

3. Teamwork

Com esse programa, você estima o tempo necessário para concluir as tarefas e ainda registra o tempo real. Em pouco tempo, o time passa a estimar com precisão o tempo que cada tarefa leva para ser concluída.  

Em resumo, o Teamwork estima e rastreia o tempo gasto num projeto; oferece relatórios personalizados de tempo, com opções para exportar (para Gmail, OneDrive, Google Drive, Hubstaff). Finalmente, permite gerenciar projetos e ferramentas de colaboração para equipes de teste beta, como o Teamwork Chat.

4. Asana 

Combina elementos de gerenciamento de projetos, armazenamento de arquivos e colaboração. Além disso, ajuda a gerenciar projetos entre a equipe sem e-mail.

O software permite dividir o trabalho em tarefas e atribuí-los entre os membros da equipe. Organizar tarefas, verificar o progresso da equipe, notificar sobre atualizações e mais! O layout é simples e recomendado para projetos pouco complexos e com equipe pequena.

5.  Fleep 

Foi criado com a finalidade de melhorar a colaboração do projeto, facilitando a comunicação entre os envolvidos e agendando tarefas leves. O Fleep é para quem está exausto de inúmeras conversas por e-mail, que levam horas para serem concluídas.

Entre os recursos, estão a possibilidade de comunicação entre envolvidos e parceiros, compatibilidade de e-mail (quem não é usuário, recebe e-mails comuns), fixação das mensagens importantes ao lado de cada diálogo.  Ele também é integrado com Google Hangouts. 

A vantagem principal é que você nunca precisa sair da ferramenta para transmitir suas mensagens às outras pessoas, sejam elas usuárias ou não do Fleep. Afinal, o programa oferece um canal para colaboração contínua que engloba a si mesmo, e-mail e Hangouts do Google.

6.  RescueTime

O software rastreia exatamente como você e seus colaboradores gastam o tempo nos respectivos dispositivos digitais. Tudo que é feito é categorizado automaticamente para mensurar o tempo gasto em aplicativos, sites e projetos específicos. Desse modo, é possível avaliar a produtividade diária.

O programa permite, ainda, entender onde você gasta o tempo em todos os seus dispositivos; quais aplicativos e sites distraem mais; quanto tempo você gasta em reuniões, respondendo a e-mails e nas mídias sociais. Também mostra quando você é mais (e menos) produtivo a cada dia e como o uso do smartphone afeta sua capacidade de realizar um trabalho significativo.

7.  Easy Projects Overview

É uma plataforma de gerenciamento e colaboração de projetos para empresas de médio porte. Ela ajuda os departamentos de marketing, TI e operacional a substituir planilhas, e-mails e quadros por uma única ferramenta on-line. 

Permite ver o status dos projetos em tempo real, prevê a disponibilidade de recursos e mantém os funcionários engajados. Outros benefícios incluem: planejamento de recursos, portfólios de projetos, ferramentas de colaboração, orçamento do projeto, listas de tarefas pessoais e mais. 

Os projetos são divididos em tarefas, que por sua vez são atribuídas aos membros da equipe, com prazos e prioridade predefinidos. 

gestores de IES podem adotar ferramentas de gestão de projetos para tornar a equipe mais eficiente

Utilidade e praticidade das ferramentas de gestão de projetos 

Como vimos anteriormente, as ferramentas de gestão de projetos ajudam o gestor a sistematizar e organizar melhor o trabalho, não apenas no planejamento, mas também no acompanhamento de progresso, gerenciamento de orçamento e o que mais for necessário. 

O mercado de softwares de gerenciamento de projetos é vasto. Basta escolher a ferramenta mais adequada às suas necessidades e fazer uma combinação eficiente.

Várias delas são grátis ou pagas a partir de um certo número de recursos. Por isso, antes de se comprometer com um pacote, procure informar-se sobre a ferramenta e conhecer bem as reais necessidades de gestão da instituição.

É importante mencionar que essas ferramentas não substituem a experiência e o treinamento profissional. Contudo, elas permitem aprimorar as habilidades organizacionais, investir tempo e recurso no que realmente importa e entender porque algo vai bem ou mal em cada projeto.

Que tal fazer um teste? 

Se você gostou do artigo, leia também sobre como gerenciar uma equipe remotamente no blog da Quero Educação.

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